De Provincie Oost-Vlaanderen neemt maatregelen tegen corona. Blijf op de hoogte: www.oost-vlaanderen.be/corona

Privacybeleid

Versie 2 (gewijzigd op 6/11/2020)

 

Om een goede dienstverlening aan te bieden, werken wij met persoonsgegevens. Deze privacyverklaring geeft meer uitleg over de manier waarop we omgaan met die persoonsgegevens.

Deze verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de Provincie Oost-Vlaanderen, provinciale domeinen, provinciale erfgoedsites, provinciale natuur- en milieu educatieve centra en het provinciaal lager en secundair onderwijs.

De persoonsgegevens die je ons verstrekt, worden verwerkt door Provincie Oost-Vlaanderen, Gouvernementstraat 1, 9000 Gent. De Provincie Oost-Vlaanderen is dus de verantwoordelijke voor de verwerking van je gegevens.

We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met je persoonsgegevens. We doen dit in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

 

Waarom verwerken we je persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij je opvragen door middel van een formulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat we je persoonsgegevens opvragen bij andere overheidsdiensten die er over beschikken.

 

Wij gebruiken je gegevens voor een duidelijk en gerechtvaardigd doel:

  • om een wettelijke verplichting na te komen;
  • voor de goede vervulling van een provinciale taak; een taak van algemeen belang of het openbaar gezag
  • wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven;
  • voor de uitvoering van een overeenkomst met jou.
  • om een ernstige bedreiging voor jouw gezondheid te bestrijden

 

Hoe verwerken we je persoonsgegevens?

We vragen enkel de noodzakelijke persoonsgegevens op en gaan er zorgvuldig mee om.

Dit betekent dat onze medewerkers discreet omspringen met je gegevens, controleren of ze volledig en correct zijn en instaan voor de beveiliging ervan.

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor onze taken, rekening houdend met de archiefwetgeving.

 

Geven we je persoonsgegevens door aan derden?

We geven je gegevens niet door aan andere partijen, tenzij daar een wettelijke basis voor is.

Die andere partijen mogen jouw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader. In principe worden je gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer je persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

Via de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen een verzoek om informatie indienen bij de Provincie. Daarbij worden je persoonsgegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval gaat hier altijd een toetsing aan de privacywetgeving aan vooraf.

 

Verwerkersovereenkomst

De Provincie gebruikt de verwerkersovereenkomst voor Vlaamse besturen

als afsprakenkader met onze verwerkers. Deze overeenkomst wordt als bijlage opgenomen in onze bestekken.

 

Protocollen

Wanneer wij persoonsgegevens uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader omtrent deze verwerking vast in een protocol.

 

Wat zijn je rechten?

Volgens de privacywetgeving heb je volgende rechten:

  • Recht op informatie en inzage

Je mag weten of we gegevens van je hebben, welke gegevens dit zijn, op welke manier deze worden gebruikt en je kan hierover verdere toelichting krijgen.

  • Recht op correctie en aanvulling

Als je gegevens niet kloppen, mag je ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.

  • Recht op bezwaar

Je mag bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van jou, zullen wij de verwerking van je gegevens stoppen.

  • Recht op gegevenswissing: Je mag vragen dat je persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:
    • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
    • je de toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;
    • je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
    • jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;
    • jouw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wij zullen je persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om je gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

  • Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken wanneer:
    • je de juistheid van die gegevens betwist;
    • de verwerking onrechtmatig is, maar je niet wil dat de gegevens gewist worden;
    • wij jouw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar je deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
    • je bezwaar maakt tegen de verwerking van je gegevens, in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan het jouwe in het geding zijn.

Wanneer de verwerking beperkt is, worden jouw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met jouw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.

  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer we je persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van je toestemming of in het kader van een overeenkomst, heb je het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm te ontvangen, zodat je deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. Je mag ons ook vragen om deze doorgifte in jouw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.

  • Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt het recht om je te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor jou rechtsgevolgen met zich meebrengen. Dat kan niet wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op je toestemming. In deze gevallen kunt je ons vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.

  • Recht op intrekking van toestemming

Wanneer de verwerking gebaseerd is op je toestemming, kan je deze toestemming op elk moment intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van je persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van je toestemming blijft wel geldig.

 

Hoe kan je je rechten uitoefenen?

Om gebruik te maken van je rechten, kan je een schriftelijk verzoek indienen:

Functionaris voor Gegevensbescherming

Gouvernementstraat 1

9000 Gent

 

Om ervoor te zorgen dat niemand anders dan jijzelf deze rechten kan uitoefenen, kan het zijn dat we je vragen om jezelf te identificeren.

Indien je je gegevens in het Rijksregister wil nakijken of wil controleren welke instanties je gegevens hebben geraadpleegd, kun je je wenden tot de mijn dossier-toepassing van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken.

 

Heb je vragen of ben je niet tevreden met de manier waarop we omgaan met je persoonsgegevens?

 

Neem dan contact op met:

Functionaris voor Gegevensbescherming

Gouvernementstraat 1

9000 Gent

privacy@oost-vlaanderen.be

 

Ben je ontevreden met de behandeling van je verzoek of ben je van mening dat de behandeling van jouw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je contact opnemen met:

 

De Vlaamse Toezichtscommissie (voor klachten)

Koning Albert II-laan 15

1210 Brussel

contact@toezichtcommissie.be

Website Vlaamse Toezichtscommissie

 

De Gegevensbeschermingsautoriteit (voor klachten en bemiddeling)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be

Website Gegevensbeschermingsautoriteit

 

Specifieke verwerkingen

Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen toe. Je kan je rechten zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.

  • Nieuwsbrieven

Je ontvangt een of meerdere nieuwsbrieven als je hierop inschreef. Wil je een nieuwsbrief niet meer ontvangen? Dan kun je je uitschrijven via de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief. 

  • Beeldmateriaal

De Provincie maakt foto's en video’s van activiteiten en van publieksentiteiten. Dit beeldmateriaal gebruiken wij voor promotie op onze communicatiekanalen. Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt. 

Voor overzichtsfoto’s en sfeerbeelden gaan wij uit van je impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie. 

Voor beeldmateriaal waarin jij het hoofdonderwerp bent, waarbij je poseert of waarbij een of meerdere personen worden uitgelicht, vragen we zowel voor het maken als voor het publiceren altijd je expliciete toestemming. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf jou aanspreken. Je kunt de aparte toestemmingen op elk moment intrekken. 

  • Sociale media

Het provinciebestuur gebruikt sociale media: Twitter, Facebook, Youtube, Vimeo, Instagram, Pinterest en LinkedIn. 

Indien je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht, dan worden jouw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen.

Indien je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door jezelf verwijderd worden.

Je persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. De Provincie heeft geen controle over de verdere verwerking van je persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.

  • Cookies

We willen dat je bezoek aan onze website optimaal verloopt. Daarom werken we met noodzakelijke en analytische cookies.

We werken momenteel aan een goedkeuring voor de installatie van cookies. Voorlopig kan je je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

Lees de privacyverklaring van Google Analytics voor meer informatie.

  • Cameratoezicht

Als openbare overheid voorzien wij camerabewaking in onze gebouwen en op onze domeinen om deze te beschermen.

De aanwezigheid van bewakingscamera’s maken we kenbaar met pictogrammen. Indien je je begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, kan je gefilmd worden. Daarbij worden je persoonsgegevens verwerkt.

Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast, een door het GAS-reglement gesanctioneerde gedraging of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is, kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.

 

Historiek aanpassingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum bovenaan de pagina geven de recentste wijziging aan.

Stel een vraag

Provincie Oost-Vlaanderen

+32 9 267 82 65