Veelgestelde vragen

Hoe registreer ik mijn vereniging?

• De hoofdverantwoordelijke van de vereniging maakt een account aan door te registreren op onze webshop - 1 account per vereniging.

• De hoofdcontactpersoon (hoofdgebruiker) ontvangt na registratie onmiddellijk een e-mail om zijn e-mailadres te bevestigen (kijk ook je spam-folder na). 

• Let op: de uitleendienst zal je vereniging eerst nog moeten goedkeuren voordat je kan inloggen en materiaal kan reserveren. Je krijgt een bevestiging binnen de 2 werkdagen.  

• Na goedkeuring van het account door de uitleendienst ontvang je op het algemeen e-mailadres van de vereniging én het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon (hoofdgebruiker) een bericht (kijk ook je spam-folder na).

Ik ben medelid van een al geregistreerde vereniging, hoe kan ik ook materiaal reserveren?

• De hoofdcontactpersoon (hoofdgebruiker) van de reeds geregistreerde vereniging kan zelf gebruikers toevoegen en uitnodigen in het account. Zij krijgen dan via mail een eigen login en wachtwoord en kunnen bestellen op naam van de vereniging in hetzelfde account. De hoofdcontactpersoon krijgt steeds een kopie van de bestelling.

Ik ben lid van meerdere verenigingen?

• Je kan je niet registreren als contactpersoon van meerdere verenigingen via de website. Contacteer hiervoor de uitleendienst via e-mail.

Kan ik mijn gegevens wijzigingen?

• Een gebruiker kan zijn persoonlijke gegevens en de gegevens van de vereniging online wijzigen.

Ik stop als lid in de vereniging, wat nu?

• De hoofdgebruiker van de vereniging kan in zijn online-account jou als contactpersoon verwijderen.
• Je ontvangt een e-mail met de melding dat je account verwijderd is. Nu kan je niet meer inloggen.

De hoofdverantwoordelijke stopt, wat nu?

• Je kan je rol nog niet doorgeven aan een contactpersoon (gebruiker). Dit werkt nog niet op de webshop.
• Maak een nieuwe contactpersoon (gebruiker) aan en nodig deze uit.
• Neem contact op met de uitleendienst via e-mail om deze contactpersoon in te stellen als hoofdverantwoordelijke (hoofdgebruiker).

Wat is het verschil tussen het online account van de hoofdcontactpersoon (hoofdgebruiker) en een contactpersoon (gebruiker)?

• Er is 1 account van de vereniging, met verschillende gebruikers.
• De hoofdcontactpersoon (hoofdgebruiker) kan alles: aanvragen wijzigen, annuleren, gegevens wijzigen, facturen opvragen.
• Contactpersonen (gebruikers): kunnen hun gegevens en algemene gegevens wijzigen en bestellingen maken / aanpassen.

Mijn account is geblokkeerd?

• Na te veel foutieve inlogpogingen geraakt je e-mailadres geblokkeerd.
• Als er meer dan 3 inlogpogingen gebeuren waarmee het wachtwoord niet correct blijkt te zijn adviseren we om een nieuw wachtwoord in te stellen (wachtwoord vergeten).
• Als er toch te veel verkeerde inlogpogingen zijn gebeurd, contacteer de uitleendienst via mail met de vraag om je e-mailadres te ontgrendelen.

Ik ben mijn paswoord vergeten?

• Ga naar inloggen en klik op “Ik ben mijn wachtwoord vergeten”.  Opgelet: als je een e-mailadres invult die niet in onze database zit zal je geen e-mail krijgen maar ook geen foutmelding.

Kan ik mijn bestelling annuleren?

• Je kan je bestelling altijd annuleren maar hoe later je annuleert, hoe meer kosten. 

• Tot 20 kalenderdagen voor afhalen kosteloos.

• Vanaf 19 kalenderdagen tot 7 kalenderdag voor afhalen betaal je 50% van het huurgeld als annulatiekost. 

• Vanaf 6 kalenderdagen voor afhalen is het volledige bedrag verschuldigd.

Kan ik artikelen verwijderen of verminderen aan een bestaande bestelling?

• Ja, maar er komen kosten bij (cfr annulatie) hoe later je annuleert. 

• Als een order al betaald is kan je enkel nog wijzigingen doen via mail.

• In het account kan je bij aanvragen en orders jouw bestelling aanpassen via de knop met 3 puntjes achteraan de order. 

• Orders minder dan 20 kalenderdagen voor ophalen kunnen niet meer aangepast worden (enkel via mail, cfr annulatie).

Kan ik mijn ophaal- of retourdatum wijzigen?

• Ja, op voorwaarde dat de artikelen vrij zijn, dit kan je zelf wijzigen in het account bij aanvragen en orders, via de knop met 3 puntjes achteraan de order. 

• Als een order al betaald is kan je enkel nog wijzigingen doen via mail.

• Orders tot 20 kalenderdagen voor ophalen kunnen niet meer aangepast worden (enkel via mail, cfr annulatie). 

• De huurprijs is steeds voor een periode van 7 kalenderdagen. Indien deze periode overschreden wordt, komt er automatisch een 7-daagse huurperiode, een extra huurprijs, bij.

Kan ik artikelen toevoegen aan een bestaande bestelling?

• Nee dat kan niet. Je kan wel een nieuwe bestelling maken voor dezelfde periode.  

• Deze bestellingen zetten we samen klaar, en kan je gelijktijdig ophalen. Het blijven wel twee aparte bestellingen.

Kan ik online materiaal reserveren in meerdere uitleenposten? 

• Ja, je maakt hiervoor een nieuwe bestelling. 

• 1 gezamenlijke bestelling voor verschillende uitleenposten is niet mogelijk.

• Eenmaal de uitleenpost gekozen en er liggen 1 of meerdere artikelen in je winkelmandje, kun je toch van uitleenpost wisselen. 

• Opgelet, wisselen van uitleenpost = de geselecteerde artikelen worden verwijderd uit je winkelmandje. 

Betaling van het huurgeld BTW-plichtige VZW’s/ overheidsinstellingen

• BTW-plichtige VZW’s/ overheidsinstellingen betalen na terugbrengen van het materiaal via Peppol.
• Steden en gemeenten betalen het huurgeld via Peppol. Ze kunnen bij de bestelling hun referentie invullen, deze komt mee op de factuur.

Betaling van het huurgeld niet BTW-plichtige verenigingen

• Niet BTW-plichtige verenigingen kunnen de betaling voldoen bij afronden van de bestelling. 

• Er kan gekozen worden voor onmiddellijke betaling online (nadeel, moeilijker aanpassingen te doen op het order i.v.m. terugbetalingen). Dit is wel verplicht indien de bestelling minder dan 20 dagen voor de ophaaldatum is.

• Er kan gekozen worden voor uitgestelde betaling (voordeel, makkelijker aanpassen van het order). Dit is mogelijk tot 20 dagen voor de ophaaldatum.

• Je kan ten alle tijde betalen in het account bij aanvragen en orders. Achter onbetaalde orders staat een oranje driehoek waar je de betaling kan voldoen. 

• Het lukt niet om te betalen? Zorg dat je pop-ups toelaat in je browser, het betaalvenster komt namelijk in een pop-up.

• Na betaling ontvang je een bevestiging, je factuur vind je terug in je account bij 'Facturen' binnen de 2 werkdagen. 

• Je komt het materiaal zelf ophalen in het gekozen magazijn op de afgesproken ophaaldatum en uur.

• Je brengt het materiaal zelf terug in het magazijn waar je ophaalde op de afgesproken retourdatum en uur.

• De Provincie Oost-Vlaanderen levert geen materiaal op locatie. 

• Je laadt het materiaal zelf in en uit. Voorzie daarvoor voldoende personen.

• De persoon die ophaalt dient bij afhaling zijn/haar identiteitskaart te laten uitlezen.

• Het materiaal wordt proper meegegeven, breng het ook proper terug.

• Bij vuil materiaal bij retour wordt aan de klant gevraagd om het materiaal ter plaatse nog te reinigen of worden de werkuren hiervoor gefactureerd in regie.

• Draag zorg voor het uitgeleende materiaal.

• Het materiaal is niet verzekerd, dat moet je zelf voorzien. De waarde van de artikelen vind je terug op de orderbevestiging.

Waarom moet ik m'n identiteitskaart laten uitlezen als ik materiaal ophaal?

• De uitleendienst wil exact weten wie het materiaal heeft opgehaald, dit om discussie bij mogelijke schade of diefstal te vermijden.
• Bij het inlezen van de id-kaart worden de gegevens tijdelijk, versleuteld en GDPR conform bewaard.
• 14 dagen na afhandeling van het dossier worden de versleutelde gegevens automatisch gewist. 
• Indien de klant weigert om de identiteitsgegevens te laten uitlezen zal de postverantwoordelijke de uitlening weigeren, het huurgeld blijft verschuldigd.

Terugbrengen buiten de openingsuren

• Met de inleverbox heb je de mogelijkheid om je bestelling terug te brengen buiten de openingsuren. Tijdens het afronden van je bestelling kan je in je winkelwagen bij de vraag ‘Inleverbox?’ kiezen voor ‘Inleveren in box’ (huurprijs, 10 euro). Kies je hiervoor dan verwachten we dat je de bestelling uiterlijk vóór de openingstijd op de dag van je einddatum terugbrengt.  

• Voorbeeld: Kom je dinsdagavond om 21 uur terug, dan kies je als einddatum woensdag om 7.30 uur.

• Ophalen buiten de openingsuren is nog niet mogelijk. Wat wel mogelijk is dat je de badge komt ophalen op het afgesproken afhaalmoment en later op een tijdstip of dag naar keuze de materialen oppikt vanuit de inleverbox.

Ik krijg het toestel niet aan de praat?

• Kijk eerst in de bijgevoegde beknopte handleiding en volg de stappen.

• Of scan dan de QR-code op de koffer van het toestel. Je komt automatisch op onze website op de pagina van het toestel. Je vindt daar de handleiding.

• Is de elektriciteit in orde?

• Bel de uitleendienst tijdens de kantooruren: 09 253 40 38 of stuur een mail na de kantooruren.

Het toestel blijkt defect of er zijn tekorten?

• Meld dit zo snel mogelijk bij de opbouw en voor de aanvang van de activiteit via e-mail aan info@uitleendienst.oost-vlaanderen.be en voeg foto’s toe.

• Op de webshop staan de afmetingen en gewicht van het materiaal vermeld (tabblad eigenschappen, bij het artikel). Voorzie een geschikt vervoermiddel die voldoende groot is.

• Op de website en in je bevestigingsbrief staat vermeld welk materiaal in een aanhangwagen mag. De aanhangwagen moet geschikt zijn voor het te vervoeren gewicht, proper en in degelijke staat. De goederen moeten vastgelegd en afgedekt met een zeil vervoerd worden.

• Alle materiaal moet droog teruggebracht worden.

De uitleendienst verkoopt oud materiaal. De stukken zijn gemiddeld 10 jaar oud en werden intensief gebruikt. Alle stukken worden verkocht in de huidige staat en aan een vaste prijs. Je kan het materiaal bekijken en bestellen in de webshop.

Hoe koop ik materiaal aan?

Log in met je account op de webshop. Heb je nog geen account volg dan de stappen onderaan deze pagina.

1. Ga naar Uitleendienst Gent
2. Kies de categorie 'tweedehandsverkoop'.
3. Vul de Periode in, terugbrengdatum is van geen belang maar je moet er wel een kiezen.
4. Open de producten die je wil kopen en leg ze in je winkelmand.
5. Kies een afhaalmoment en terugbrengmoment (irrelevant).
6. Vul verder de gevraagde info in.
7. Betaal online. 
8. Na betaling ontvang je een bevestiging, je factuur vind je terug in je account bij 'Facturen' binnen de 2 werkdagen.
9. Kom het materiaal ophalen op het afgesproken tijdstip.
10. Als je niet afhaalt op het afgesproken tijdstip vervalt je aankoop. Wil je een terugbetaling? Vraag die aan via e-mail.

Hoe maak ik een account aan?

1. Ga naar de webshop en klik op registreren rechts boven.
2. Registreer je vereniging als je een Oost-Vlaamse vereniging bent. Anders kies je voor Individu en dan kan je enkel oud materiaal kopen.
3. Wij kijken je registratie na en sturen je een bericht.