Enterprise Service Management

Staat jouw lokale bestuur te popelen om de digitale maturiteit te verhogen en ook jouw burgers erbij te betrekken? Ons nieuwe ESM-platform is ontworpen om je daarbij te helpen. Door het bevorderen van kennisdeling en naadloze integratie met bestaande tools, stelt ons ESMplatform jou in staat om IT-services efficiënt te beheren en moeiteloos samen te werken met andere besturen.

Het ESM-platform combineert krachtige IT Service Management (ITSM)-mogelijkheden met uitbreidingen geschikt voor verschillende andere diensten van jouw bestuur. Daardoor kan je jouw digitaal bereik vergroten en ervaringen van jouw burgers kan verbeteren.

Maak connectie met andere besturen om je ervaringen, expertise en oplossingen te delen. Door gebruik te maken van de collectieve kennisbank kan je uitdagingen efficiënter en effectiever aanpakken.

Het EMS-platform zal nauw samenwerken met jouw bestaande tools en programma’s om meer en bredere mogelijkheden te bieden. Verkrijg waardevolle inzichten door middel van de rapportage, zodat je jouw diensten kan optimaliseren.

• IT Service Management (ITSM) processen
  • Incidentbeheer
  • Beheer van bedrijfsmiddelen
  • Contractbeheer
  • Service Level Agreements (SLA's)
  • Wijzigingsbeheer
  • Toegankelijk voor zowel interne medewerkers als burgers
• Enterprise Service Management (ESM) met uitbreiding naar andere diensten
  • HR
  • Facilitair beheer
  • Communicatie
  • Toegankelijk voor zowel interne medewerkers als burgers
• Integratie met bestaande tools
  • Communicatietools zoals Teams, Outlook, enz.
  • Netwerktools voor monitoring, discovery, enz.
  • Automatische import- en exportmogelijkheden van gegevens via verschillende kanalen zoals e-mail, API, enz.
  • Dashboarding en rapportage

Klinkt dit alles je bekend in de oren? Ons ESM-platform is een directe evolutie uit ons voormalig platform aangeboden door TOPdesk. Indien je hier al gebruik van maakt, is de overstap naar het nieuwe ESM-platform een fluitje van een cent dankzij de ingebouwde migratiemogelijkheden. 

Hoe schrijf je als lokaal bestuur in op de ESM-raamovereenkomst?

1. Verzamel vereiste documenten:

De vereiste documenten voor goedkeuring door een stads- of gemeentebestuur, zoals de gunningsleidraad, het gunningsverslag en het besluit deputatie, zijn te vinden op onze aankoopcentrale, Alfresco. Hiervoor heb je een Alfresco-account nodig. Vraag een account aan via polis@oost-vlaanderen.be. 

2. Bekijk de webinarpresentatie:

Op Alfresco is ook de webinarpresentatie beschikbaar die POLIS, VERA, Netconnect en Semper Fi hebben gebruikt om de raamovereenkomst aan te kondigen en het product voor te stellen aan de lokale besturen eind september/begin oktober 2024.

3. Vraag prijsinformatie en productdetails op:

Prijsinformatie en meer gedetailleerde informatie over het productconcept kan je aanvragen via polis@oost-vlaanderen.be. Het is belangrijk dat je beslist of je als lokaal bestuur deel gaat uitmaken van de gedeelde ESM-omgeving met POLIS als coördinerende actor, of dat je een standaard (afzonderlijke) ESM-omgeving wil  opzetten. Daarnaast moet een lokaal bestuur beslissen welke extra modules het wil gebruiken in de ESM-omgeving bovenop de basismodule en hoeveel behandelaars/applicatiebeheerders het wil inzetten.

4. Sluit de samenwerkingsovereenkomst:

• Wanneer je besluit deel te nemen aan de gedeelde omgeving, kan je contact opnemen via digitaletechnologie.polis@oost-vlaanderen.be. Tijdens dit contactmoment gaan we na of de juiste keuzes gemaakt zijn met betrekking tot de omgeving, modules en benodigde behandelaars. Daarnaast wordt tijdens het overleg een korte demo gegeven van het ESM-platform.

• Na de finale beslissing, kan een samenwerkingsovereenkomst worden gesloten met Provincie Oost-Vlaanderen, die optreedt als aankoopcentrale. Deze overeenkomst kan aangevraagd worden via digitaletechnologie.polis@oost-vlaanderen.be en loopt tot 15 september 2030 (vanaf de start van de raamovereenkomst op 16/09/2024), met de mogelijkheid tot verlenging tot  uiterlijk 15 september 2032.

5. Rechtstreekse afname zonder deelname:

Als je niet wenst deel te nemen van onze gedeelde omgeving, naam dan contact op bij de leverancier via peter@semperfi-it.com of esm@netconnect.be. 

6. Opstellen van het installatie- en implementatieplan:

Zodra de samenwerkingsovereenkomst is getekend, wordt een installatie- en implementatieplan overeengekomen tussen de aankoper (het lokaal bestuur), POLIS en de leverancier.

7. Facturatie en datamigratie:

Voor het aangeschafte product ontvangt de aankoper (het lokaal bestuur) tweemaal per jaar een factuur van Provincie Oost-Vlaanderen. Elke factuur bedraagt de helft van de jaarlicentie. Indien gewenst, kan ook een datamigratie worden voorzien van de bestaande naar de nieuwe ESM-omgeving. De eenmalige kosten hiervoor maken deel uit van de offerte en worden in de eerstvolgende factuur opgenomen.