Facturen

Voerde je een overheidsopdracht (werk, levering of dienst) uit voor het Provinciebestuur? Dan kan je je facturen aan de Provincie als volgt bezorgen (ongeacht de datum waarop de overheidsopdracht is bekendgemaakt).

Hoe factureren aan Provincie Oost-Vlaanderen?

Vanaf 1 mei 2023

Vloeit je factuur voort uit een overheidsopdracht waarvan de geraamde waarde groter of gelijk is aan 3 000 EUR. Dan bezorg je ons een e-factuur.

 

Vloeit je factuur voort uit een andere opdracht, dan

 

Opgelet:

  • Papieren facturen zijn niet langer toegelaten.
  • Voor alle facturen begint de betalingstermijn van 30 dagen te lopen op het moment dat dienst Boekhouding van de Provincie op de correcte wijze in het bezit is van jouw rechtmatig opgestelde factuur.

Wat moet er zeker op je factuur staan?

1. Uniek factuurnummer

2. Het juiste facturatieadres van de Provincie Oost-Vlaanderen

Dat is niet het adres van de bestellende dienst, maar:         
Provincie Oost-Vlaanderen
dienst Boekhouding
Gouvernementstraat 1
9000 Gent

3. Het btw-nummer van de Provincie Oost-Vlaanderen: BE0207.725.795

4. Het bestelbonnummer of ordernummer, dat je kreeg van de bestellende dienst. Bij een e-factuur vul je dit nummer in in het veld ‘order reference’

5. Het btw-nummer van jouw onderneming

6. Naam en adres van jouw onderneming

7. De begunstigde voor de betaling, met IBAN- en BIC-nummers

8. Factuurlijnen met de netto-prijs exclusief btw

9. Het btw-percentage

10. De uitsplitsing van de btw-tarieven (indien van toepassing)

11. Factuurdatum

12. Datum van levering, dienstprestatie of werk

 

Heb je nog geen bestelbonnummer ontvangen?

Geef dan een andere identificatie mee (bv. bij een elektriciteitsfactuur is dat het EAN-nummer, bij mobiele telefonie is dat het accountnummer).

 

PDF embedded: stuur steeds de originele PDF mee met je e-factuur

Omdat een e-factuur of een peppol-factuur op dit moment nog niet evenveel info bevat als de pdf-versie, verkiest het provinciebestuur alleen ‘peppols’ te ontvangen waarbij een pdf van deze factuur ‘embedded’ aanwezig is. Gelieve hierover met je IT-dienst of de leverancier van je boekhoudtoepassing contact op te nemen.
In geen geval mag een pdf-factuur of papieren factuur afzonderlijk opgestuurd worden als je reeds een e-factuur stuurde.

 

Wat is een elektronische factuur (e-factuur)?

Een e-factuur wordt elektronisch gemaakt met gestructureerde data (XML UBL2.1) en papierloos verzonden via het PEPPOL-netwerk. PEPPOL is de internationale standaard voor het veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig uitwisselen van elektronische berichten zoals facturen. Een pdf-factuur per e-mail wordt niet beschouwd als een e-factuur. 

 

Waarom betalen via e-factuur?

Het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 en de beslissing van de deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen van 9 februari 2023 verplichten ondernemers om e-facturen op te maken t.a.v. overheden.

 

Werk je nog niet met e-facturatie?

Op de website van federale overheid vind je meer informatie over de verschillende mogelijkheden.

Factuurgegevens Provincie Oost-Vlaanderen

Provincie Oost-Vlaanderen
dienst Boekhouding
Gouvernementstraat 1
9000 Gent

Ondernemingsnummer: 0207.725.795

Btw: BE0207.725.795