Mappenstructuur opzetten

We begeleiden je organisatie stap voor stap naar een goed ingerichte en duurzame mappenstructuur, volledig op maat van je werking:

• We zetten een centrale mappenstructuur op met organisatiebrede richtlijnen en afspraken. 

• We integreren de nieuwe mappenstructuur in een breder informatie- en applicatielandschap. 

• We kuisen oude structureren op.  

• We migreren documenten naar de nieuwe mappenstructuur.

• We coachen en begeleiden afdelingen en diensten in dat verandertraject.

• We nemen structurele maatregelen voor het behoud van een actuele mappenstructuur.

Sinds de jaren 90 gebruiken steden en gemeenten fileservers om dossiers digitaal op te slaan. Intussen zijn takenpakketten, applicatielandschappen en personeelsbestanden sterk geëvolueerd. Daardoor wordt het steeds uitdagender om de mappenstructuur actueel, logisch en gebruiksvriendelijk te houden.

De meerwaarde voor je lokaal bestuur: 

• Je houdt je digitale werkomgeving actueel (fileserver).

• Je richt je digitale werkomgeving op maat in (fileserver).

• Je bevordert afdelings- en dienstoverschrijdende samenwerkingen. 

• Je stelt een uniform afsprakenkader op in je organisatie.

• Je stelt een bewaarstrategie op voor documenten.

Het team informatiebeheer biedt je een participatief begeleidingstraject aan op maat van je organisatie. Belangrijke elementen in zo’n traject:

• Een stuurgroep samenstellen (beslissingsmandaat)

• Een projectteam samenstellen met vertegenwoordigers uit de afdeling

• Een jaaractieplan opstellen voor de afdelingen en diensten in je organisatie 

• De afdelingen en diensten op maat begeleiden in dat verandertraject

• Medewerkers coachen in dat verandertraject

• Een duidelijk aanspreekpunt in de organisatie voor de projectplanning

• Gedragenheid door de stuurgroep 

• Medewerking van een projectteam aan workshops

Via een lange samenwerkingsovereenkomst: 666,82 euro/dag.

De schaalgrootte van het lokaal bestuur bepaalt in grote mate hoelang het traject loopt. 

Meer info over informatiebeheer.

Dit is een aanbod van POLIS.