Gemeenschappelijk Archief- en Informatiebeheersysteem (GIAS)

GIAS is een archiefbeheersysteem, ontwikkeld door en voor lokale besturen. Het ondersteunt efficiëntere dienstverlening door analoge processen in het archiefbeheer te automatiseren en digitaal toegankelijk te maken.

De software bestaat uit twee complementaire omgevingen:

• Beheerdersomgeving: voor archivarissen, archiefteams of interne medewerkers met een archieftaak

• Publieksomgeving: een raadpleeg- en aanvraagomgeving voor interne medewerkers én externen (zoals burgers of notarissen)

GIAS combineert gebruiksgemak en efficiëntie met brede toegankelijkheid, zowel in je organisatie als daarbuiten.

GIAS versterkt je dienstverlening op verschillende manieren: 

• Centralisatie van informatie: analoge en digitale archiefbestanden brengen we samen in één databank

• Gebruiksvriendelijke publieksomgeving: medewerkers en externen kunnen snel de juiste informatie raadplegen

• Digitale aanvragen: archief- of digitale documenten kunnen eenvoudig online besteld worden

• Efficiënt depotbeheer: GIAS ondersteunt bij inrichting, overdrachten en vernietigingen

• Gestroomlijnde processen: overdrachten, depotbeheer en vernietigingen lopen sneller en foutloos dankzij automatisering

• Rapportering: je krijgt meer inzicht in groei, uitleningen of opvragingen en vernietigingen van archiefstukken

Daarnaast zit er in GIAS een bibliotheekmodule die de interne bibliotheekwerking van een lokaal bestuur ondersteunt van inventarisatie en aanvraag tot digitaal ontlenen. 

Met GIAS sta je er niet alleen voor. De Provincie ondersteunt uitgebreid om alles zo vlot mogelijk te laten verlopen:

• Maattrajecten bij de opstart van een nieuw bestuur: begeleiding bij datamigratie en automatisering van archiefprocedures

• Collectieve basisopleidingen: praktische vormingen om snel vertrouwd te raken met de software

• Gebruikersgroep en roadmap: coördinatie en kennisdeling met andere besturen, inclusief gezamenlijke input voor toekomstige ontwikkelingen 

• Service en support: opvolging van eerstelijnsmeldingen en als dat nodig is doorverwijzing naar de leverancier

• Begeleiding bij softwareontwikkelingen: ondersteuning om GIAS-functionaliteiten uit te breiden en te verfijnen

• Een duidelijk aanspreekpunt in je organisatie, voor wie archiefbeheer in het takenpakket zit

• Actieve medewerking aan de gebruikersgroep over GIAS

• Eenmalige instapkost: 5.500 euro

• Jaarlijkse licentiekost: 650 euro/jaar (‘groot bestuur’ >30.000 inwoners) of 500 euro/jaar (‘middelgroot bestuur’ <30.000 inwoners)

• Jaarlijkse bijdrage aan de personeelskost van POLIS: 4.000 euro/jaar (‘groot bestuur’ >30.000 inwoners) of 3.500 euro/jaar (‘middelgroot bestuur’ <30.000 inwoners)

• Jaarlijkse bijdrage tot de ontwikkelkost: 2.000 euro/jaar 

Meer info over informatiebeheer.

Dit is een aanbod van POLIS.